2 - CONTAS A PAGAR

         Uma das funções do Departamento Financeiro é o controle e consolidação dos pagamentos das obrigações assumidas pela empresa. É fundamental o controle minucioso de todas as obrigações da empresa, de forma a evitar que se realize pagamentos fora do prazo estabelecido e contratado.
        Uma boa gestão de contas a pagar, tem como princípio, evitar a antecipação de pagamentos, salvo quando se obtenha algum ganho financeiro com descontos e abatimentos, aumentando com isso, a rentabilidade financeira da empresa.
        Da mesma forma, deve-se evitar o pagamento de obrigações contraídas fora do prazo, e, consequentemente, o pagamento de juros, multas e correção monetária.
        Por outro lado, a legislação tributária brasileira, transferiu para as empresas tomadoras de serviços, a obrigação de reter, no ato do pagamento aos fornecedores, alguns impostos, passando as empresas tomadoras de serviços à condição de devedoras solidárias e substitutas tributárias, obrigando-as a recolher os tributos e contribuições retidos.
        Neste capítulo, trataremos dos procedimentos que devem ser adotados pelo Departamento Financeiro da empresa para o bom funcionamento do Contas a Pagar.

2.1 - Cadastro de fornecedores

         Peça importante na rotina das empresas é manter atualizado o cadastro de seus fornecedores de produtos, serviços, bancos, etc.
        Muitas empresas e administradores imaginam que, porque estão obtendo algum tipo de crédito, oferecido pelo fornecedor, não devem avaliá-lo, isso é um grande erro. O fornecedor, seja ele de produtos, serviços ou até mesmo um banco, deve ser avaliado da mesma forma que se avalia um cliente para concessão de crédito.
        Podem ocorrer falhas na contratação com fornecedores, que vão desde a não entrega do produto ou serviço contratado no prazo combinado, até a entrega de produtos deteriorados, ou ainda, em desacordo com o pedido realizado.
        É fato que na maioria das empresas, esta função é do Departamento de Compras, todavia, é função do Departamento Financeiro, avaliar alguns dados como: o tempo de existência da empresa no mercado, informações comerciais, restritivos, etc.
        Acompanha este livro, um Software denominado  “GANHO$”, onde o leitor encontra todos os modelos e sugestões aqui mencionados.      

2.1.1 - Elementos que compõem o cadastro

         Um bom cadastro deve conter os seguintes elementos:

a)    Nome ou razão social;
b)    CNPJ ou CPF;
c)    Inscrição Estadual;
d)    Inscrição Municipal;
e)    Endereço completo (Rua, número, quadra, lote, cidade, UF, CEP);
f)    Telefone e FAX;
g)    E-mail; 
h)    Site;
i)    Referência comercial com telefone (no mínimo duas);
j)    Informações restritivas;
k)    Campo para Observação.

2.2 - Departamento de Compras

         Não é nossa intenção detalhar todos os procedimentos do Departamento de Compras de uma empresa, porém, devido à ligação direta deste departamento com o Departamento Financeiro, vamos detalhar alguns procedimentos que sugerimos serem adotados pelo mesmo, para o bom andamento da empresa e a maior rentabilidade do negócio.
        Com base no cadastro de fornecedores mencionado no item anterior, o Departamento de Compras pode verificar os seguintes itens:

a)    Checar a idoneidade do fornecedor através de informações com os clientes dele;
b)    Fazer, no mínimo, 03 (três) cotações de preço, caso o produto ou serviço a ser adquirido possua similar no mercado;
c)    Cotar o preço do produto ou serviço com o preço à vista e a prazo; 
d)    Definido o valor da compra, verificar com o Departamento Financeiro, qual a melhor condição de pagamento.
        Com base nestas informações, o Departamento Financeiro informará ao Departamento de Compras qual a melhor condição de negociação.
        Pode o Departamento Financeiro, optar por uma compra à vista, devido ao desconto oferecido pelo fornecedor. 

Exemplo: fornecedor oferece 5% (cinco por cento) de desconto para pagamento à vista. O Departamento Financeiro pode captar o recurso em um Banco à taxa de juros de 2% (dois por cento), obtendo um ganho financeiro de 3% (três por cento).

        É ainda, função do Departamento de Compras, conferir se o produto ou serviço contratado está de acordo com o pedido realizado, tanto em relação à qualidade e quantidade dos produtos adquiridos, quanto em relação aos prazos e preços contratados.
         Acompanha este livro, um Software de gerenciamento empresarial denominado  “GANHO$”, onde o leitor poderá realizar e imprimir pedidos de compras, além de vários relatórios de gerenciamento de compras, como por exemplo: compras realizadas no período por fornecedor, produto, preço, etc.

2.3 - Cadastramento e Gerenciamento de Contas a Pagar

        O gerenciamento do Contas a Pagar começa com um bom cadastramento das obrigações assumidas pela empresa. Em relação à forma de cadastramento, esta deve sempre ocorrer com base em documento legal, como: notas fiscais, faturas, conhecimentos de transporte, recibos de profissionais liberais, etc. Em relação aos profissionais liberais, não se deve esquecer da obrigação de reter na fonte, os tributos e contribuições, conforme explicaremos mais adiante.
        Já em relação ao gerenciamento, ou seja, o efetivo controle das datas de vencimentos das obrigações a pagar e seus respectivos pagamentos, estes devem ocorrer de forma minuciosa, através de relatórios de contas a pagar, por data de vencimento e também, através de relatórios de fluxo de caixa da empresa.
        O Departamento Financeiro,  no controle do contas a pagar, deve trabalhar com, no mínimo, 03 (três) dias de antecedência da data de vencimento da respectiva obrigação, a fim de se evitar contratempos. Agindo desta forma, poderá verificar:

a)    Se empresa possui fluxo de caixa para cumprimento da obrigação;
b)    Em caso de não possuir os recursos na data do vencimento, poderá fazer a captação dos mesmos no mercado financeiro, contraindo algum tipo de empréstimo, como: Capital de Giro, Conta Empresarial, Desconto de Duplicatas, etc.;
c)    Poderá ainda, negociar com o fornecedor a prorrogação do vencimento da duplicata, observado o custo desta prorrogação;
d)    Ligar para o fornecedor e solicitar o boleto para pagamento ou a conta corrente para depósito, caso não tenha recebido o mesmo.
         
         Diante destes procedimentos, a empresa não correrá riscos de não honrar seus compromissos na data de seus respectivos vencimentos. Lembre-se que o nome da empresa faz parte do ativo intangível dela, e em alguns casos, a sua tradição no mercado, vale mais que o próprio ativo permanente. 
         Acompanha este livro, um Software de gerenciamento empresarial denominado  “GANHO$”, onde o leitor poderá realizar todo o controle de contas a pagar, cadastrar todas as obrigações, imprimir  vários relatórios de gerenciamento de contas a pagar, como por exemplo: fluxo de caixa, documentos em abertos a pagar por data de vencimento e por fornecedor, documentos pagos por data de pagamento e por fornecedor, etc.

2.4 - Formas de pagamento

        Existem várias formas de pagamento que as empresas podem utilizar para saldar seus compromissos, listaremos algumas delas:

a)    Cheque;
b)    Depósito Bancário, TED ou DOC;
c)    Pagamentos pela Internet;
d)    Débito Automático;
e)    DDA – Débito Direto Autorizado;
f)    Folha de pagamento – Cartão salário.

2.4.1 – Pagamentos em Cheques
 
        A título de sugestão, os cheques devem ser utilizados em formulário contínuo, fornecido pelo banco, que são emitidos em 02 (duas) vias, sendo a segunda via uma cópia. Este procedimento, facilita e muito, a vida do Departamento Contábil, além de facilitar a conciliação financeira no extrato de conta corrente. Em relação à sua forma e segurança, explicaremos no próximo capítulo.

2.4.2 – Depósito Bancário, TED ou DOC

        O depósito bancário pode ser utilizado como forma de pagamento dos compromissos da empresa. No entanto, gera um custo administrativo para o Contas a Pagar, pois, obrigatoriamente, o funcionário do Departamento Financeiro, terá que se deslocar até o banco do credor, para efetuar o pagamento do compromisso. Caso utilize esta modalidade de pagamento, sugerimos que o faça através de depósito identificado, a fim de se evitar cobranças indevidas pelo credor pela não identificação do pagamento.
         Já em relação aos pagamentos efetuados por DOC (valores até R$2.999,99) ou TED (valores de R$3.000,00 ou mais), estes são mais seguros, pois para  a realização destes, é necessária a identificação do emitente e do destinatário, e também da finalidade da transação (Ex. depósito em conta corrente, pagamento de títulos, impostos, etc.). Porém, deve-se tomar cuidado com o custo da transação, pois os bancos cobram tarifas por estes serviços que variam entre R$3,00 e R$10,00.
 
2.4.3 – Pagamentos pela Internet

         O pagamento pela Internet tornou-se modalidade muito utilizada pelas empresas para saldar seus compromissos, como por exemplo: pagamento de boletos, transferências, serviços públicos, emissão de TED, DOC, pagamento de salários, etc.
        Os bancos fornecem todo um aparato de segurança para acesso via internet da conta corrente, como: cadastro de pessoas autorizadas junto aos bancos, senhas, cadastro de computadores para realizar as operações, aparelhos que fornecem senhas variáveis, etc. Podem ainda, ser cadastrados pelos bancos, níveis de acessibilidade das pessoas à conta corrente, a título de exemplo, pode ser que determinado empregado do Departamento Financeiro tenha acesso somente para cadastrar os pagamentos, e o gerente do Departamento Financeiro ou o administrador da empresa, acesse o site do banco para liberá-los.
        Muito cuidado devem tomar os administradores das empresas, em relação ao nível de acesso do internet bank, pois o não controle das permissões de acesso a este, é o mesmo que assinar cheques em branco.
        Atenção especial deve-se ter em relação aos custos dos serviços realizados pela internet, pois alguns serviços são cobrados, como por exemplo: a emissão de DOC e TED, etc. 

2.4.4 – Débito Automático

        Alguns serviços públicos e também serviços privados de algumas empresas que realizam cobrança com periodicidade mensal, podem ser pagos através de débito automático em conta corrente, bastando que o Departamento Financeiro solicite junto ao banco, no qual mantém conta corrente, mediante apresentação da fatura a ser cadastrada, o débito automático de determinado serviço.
        O débito automático traz praticidade e agilidade ao Departamento Financeiro, evitando a emissão de cheques e pagamento da fatura via internet, restando a este, somente a conciliação dos valores e manutenção de saldo em conta corrente para a efetivação do débito.  

2.4.5 – DDA – Débito Direto Autorizado
        
         Recentemente, os bancos comerciais e o Banco Central do Brasil, criaram esta nova modalidade de pagamento. Através do DDA, os clientes (Pessoas Físicas ou Pessoas Jurídicas) podem acessar de forma eletrônica (internet, telefone, caixa eletrônico, entre outros), suas contas a pagar, sem que precisem recebê-las impressas.
        Funciona da seguinte forma: o Departamento Financeiro, adere ao DDA junto à instituição financeira na qual a empresa mantém conta corrente, com isso, passa a ter acesso aos compromissos que tem a pagar, como: boletos bancários, faturas de serviços públicos, etc., sem que tenha que receber, necessariamente, os documentos físicos. Reconhecendo o valor do débito e do compromisso a ser saldado, o Departamento Financeiro autoriza o pagamento da fatura, através do canal de acesso (internet, caixas eletrônicos, etc.), que contratou com o banco.
        Tal serviço, diminui a mão-de-obra do Departamento Financeiro, fazendo-o ganhar tempo, agilizando suas rotinas, evitando a falta de pagamento de compromisso, devido não ter recebido o boleto bancário para pagamento. No entanto, é preciso acessar o canal de acesso do DDA e autorizar o pagamento, pois o débito não é automático.
        O DDA se diferencia do Débito Automático, justamente por esta característica, pois para que o compromisso seja efetivado, necessita ser autorizado.

2.4.6 – Folha de pagamento – Conta-salário

         A folha de pagamento dos salários dos empregados da empresa pode ser realizada através de conta-salário. O Departamento Financeiro deve procurar o banco no qual a empresa possui conta corrente e solicitar a abertura de conta-salário para seus empregados, realizando o convênio para efetivação da folha de pagamento de seus empregados, ganhando com isso, agilidade, segurança e aumento na lucratividade.
        A conta-salário traz para a empresa, os seguintes ganhos: 

a)    Agiliza os pagamentos do Departamento Financeiro, evitando filas de empregados neste departamento no dia da realização dos compromissos; 
b)    É mais seguro, pois impede que a empresa tenha que movimentar grandes quantias em dinheiro, evitando assim, assaltos; 
c)    Aumenta a rentabilidade da empresa com ganho de tempo dos empregados em serviço, pois os funcionários não perdem tempo para se deslocarem ao banco para sacar seus salários, e nem em filas para receber quantias em dinheiro no Departamento Financeiro da empresa.

        Os bancos costumam cobrar por este serviço uma tarifa que varia de R$1,00 a R$3,00, por cada transação realizada. Lembramos que o custo da transação deve ser assumido pela empresa, sendo vedado o desconto do valor do mesmo no salário do empregado. 

Trecho retirado do livro: MANUAL DO DEPARTAMENTO FINANCEIRO
"COMO INVESTIR, GERENCIAR E CAPTAR RECURSOS PARA VOCÊ E SUA EMPRESA"
ISBN: 978-85-65469-02-9, Eduardo Rosa Ferreira